A produktivitást segítő technikákat és programokat azért találták ki, hogy megtanítsanak a saját magunk hatékony menedzselésére. Ha te egy hihetetlenül rendezett illető vagy, meg precíz, meg gyakorlatias, akkor neked nincs szükséged ilyen eszközre. Én inkább nem mondok erre semmit, mivel egy leckefüzetet képtelen voltam vezetni, és minden alkalommal elrontok valamit a Neptunban tárgy ill. vizsgafelvételnél, vagy szimplán elfelejtem azt. Utóbbiból, vagyis hozzám hasonlóból sok van (Nem vagyunk egyedül, YEAH! 
), előbbi olyan ritka, mint a fehér holló.
Azonban számos módszer és technika elérhető ennek orvoslására, mindegyiknek mások az erősségei és a gyengeségei, és akár párhuzamosan is használhatóak.
A legtöbbször előforduló problémák:
és az őket megoldó legnépszerűbb technikák:
- Pomodoro: Ez alapvetően inkább egy time management technika, ami segít a fókuszálásban és abban, hogy ne Facebookozd el a fél napot. A munkát alapvetően 25 perces etapokra osztja, köztük 5 perces szünetekkel. Ilyenkor csak egy dologgal foglalkozhatsz, ezzel segítve elő a hatékonyságot. Könnyedén hozzáadhatod a böngésződhöz a Chrome Webstore-ból.
- Get things done: David Allen technikájának tonnákban mérhető a szakirodalma, igazából nem kell hozzá semmilyen program vagy to do app, hanem arra próbál rávezetni, hogyan állj hozzá a napi feladataidhoz. A cél a hatékonyság, és, hogy ez a szükséges idő és a prioritás elvek alapján történjen.
- “Don’t break the chain”: Ehhez a technikához csak egy naptár és egy “filc” kell. Kezdj el valamit csinálni egy adott időpontban és csináld ugyanazt, ugyanakkor mindennap, a lényeg, hogy ne szakítsd meg a láncot.
- Action Method: Ez egyben egy módszertan és egy szoftver is méghozzá a Behance-től, ami inkább arra fekszik rá, hogy a munka el legyen végezve, a feladatok be legyenek fejezve, mint hogy azokat rendezgessük ide-oda.
- Autofocus: egy lista alapú rendszer, amivel mindent észben tarthatsz felügyelhetsz
- Kanban: ami 3 kategóriába sorolja a tennivalókat: to do-k, következő lépés, és az éppen most végeztél vele.
- Hibrid, vagy a sajátod: Ezeket lehet ám mixelni is, pl. nagyon népszerű a Pomodoro + GTD. De ez a saját igényeiden áll igazából.
Itt olvashatsz bővebben róluk!
Miért érdemes ezekből felhő alapút használni?
Kb. ugyanazért, amiért valamiből érdemes felhő alapút használni. Lássuk be, nem túl produktív az ember, ha minden egy adott számítógéphez van kötve, amit folyton cipelni kell magaddal. Nem beszélve arról, hogy a desktop rendszerben általában nincs lehetőség párhuzamos szerkesztésre, kollaborációra.
A felhőalapú productivity toolokat azonban általában bármilyen platformon használhatjuk, mert a legtöbb a böngészőben fut, és a fejlesztői vették a fáradságot, hogy gyártsanak rá mobil klienst, így csak és kizárólag internet kell hozzá.
Hogyan ne legyél hatékony!
Sokszor az a baj, hogy egyesek annyira próbálnak produktívak lenni, hogy már pont ezért nem lesznek azok, mert túl sokat foglalkoznak az életük rendszerezgetésével. Igazából ez az, amiatt jó néhány szakértőben megfogalmazódott az a gondolat, – amit ebben a cikkben olvastam – hogy a productivity tooloktól csak antiproduktív leszel.
“A legtöbben olyan módszert, applikációt választanak, ami egyszerűen nem illik bele a gondolkodásmódjukba, vagy egyik appról ugrálnak a másikra időt és energiát pocsékolva. Ahelyett, hogy inkább a saját alkalmazásukat rendszerűket választanák, hagyják, hogy legutolsó divat és a leghangosabb vezesse őket. “ – gondolja a Get things Done megalkotója, David Allen.
És egyébként szerintem igaza van. Amilyen gyorsan változnak manapság a dolgok, hogy a mobilunkat is olyan sűrűn váltogatjuk mint az alsógatyánkat és ugyanígy van ez a rajtuk található appokkal is, csak azért “mert ez az újabb sokkal jobban néz ki”.
Egy nagyon tanulságos videó! Köszi, Csongor!
Hogyan legyünk hatékonyak?
Mielőtt bárki bármilyen eszközt kezdene el használni először mérje fel a gyengeségeit, pl. hogy nem tudja beosztani az idejét, mert annyit tököl valamivel, vagy pont az, hogy elkalandozik (Én ilyen vagyok, mert annyi minden izgalmas dolog érdekel, hogy 5 perc után azt veszem észre, hogy valami olyasmit olvasok, amit nem is kerestem – Ilyenkor jön jól egy olyan applikáció, mint a Rescue Time btw.), vagy egyszerűen olyan sok feladat van, hogy már ezzel kel és fekszik és szüksége van valamire, amivel észben tarthatja.
A másik dolog, hogy nem kell ám lenézni itt a papíros és ceruzás módszert. Szerintem egyébként sokkal jobban lehet gondolkodni egy üres papírral magad előtt. Ez olyanoknak ajánlott, akikbe csak úgy hirtelen néha belecsap a villám egy jó ötlettel, pl. alvás közben, a WC-n vagy éppen útközben (Nekem mindig ilyenkor támadnak a legjobb ötleteim) és kell nekik egy papír, hogy ráfirkáljanak. Éppen ezért nálunk az irodában is van mindenkinek egy füzetet, amibe firkálhat. Ez nagy praktikus tud lenni.
Saját tapasztalat és a tanulság
Kb. amióta ezt a blogot vezetem elhatároztam, hogy megtalálom az ideális task managert, és felállítottam, a magam kis szempont rendszerét, hogy milyen kellene, aztán kipróbáltam vagy egy rakatot (persze csakis tudományos célból), köztük:
- Do.com-ot: Ezt egy projekt alkalmával használtuk a barátaimmal, aztán kiderült, hogy nincsen mobil kliense Androidra, így került a kukába (most már van).
- Astrid: (a polipos) Ezt a Lifehacker az egyik legjobb productivity toolnak tartja. Rám nem tett mély benyomást, szerintem kicsit kacifántos.
- Any.do – Ugyanezt tudom elmondani az Any.do-ról, szép felület és sok energia a beállításokkal, meg a hülye kategóriákkal.
és még sorolhatnám. (Persze, lehet velem vitatkozni, és el is várom!)
Majdnem mindnél ugyanaz volt a gond: túl sok volt. Sokszor el is felejtettem használni és a végén már nem is láttam az értelmét, az vitt előre, hogy kell valami rendszer. Amúgy azt írják, hogy a bonyolultság és összetettség miatt az emberek 80% egyszerűen abbahagyja az adott applikáció használatát.Hát én benne voltam a 80-ban.
Aztán jó múltkorjában kaptam Tamástól egy mailt, hogy: “Nem akarom-e kipróbálni az Asanát, mert már jó páran használják a cégből és hogy szerintük tök jó.” Bevallom először kissé szkeptikus voltam, hogy már megint mibe akarnak berángatni, meg hogy biztosan nem fog tetszeni, de azért beregisztráltam, hadd örüljenek.
Na, és akkor leesett, megvilágosodtam, vagy hívhatjuk akárminek, de a lényeg, hogy rájöttem mi is a lényeg a productivity toolokban, amellett persze, igazodjon az igényeidhez és ellássa a feladatát.
Az, hogy mindnyájan ugyanazt használjátok!
Mert mi értelme van annak, hogy te nyomatod a do.com-ot míg a közvetlen kollégád az Astridot (vagy semmit) és képtelenek vagytok egy projekten dolgozni, trackelni azt, ki, hol tart a munkájában, vagy egymásnak delegálni feladatokat. Nem is beszélve arról, amikor csak egy osztály kb. 40 főt számlál egy cégben, neked még éppen a pénzügyessel kellene együtt dolgoznod hat emelettel lejjebb.
Tehát szerintem beszéljünk bármilyen, projekt, task vagy time menedzserről a CIO/CEO feladata kiválasztani azt, amit mindenkinek egységesen kellene használni a cégben, vagy legalábbis neki kellene koordinálnia a projektet, ha döntés konszenzus alapján történik, mert így tényleg meg tudna felelni annak, amiért valójában lefejlesztették, hogy többet koncentrálhassanak a munkatársak az értékteremtő folyamatokra.
Így kieshet a le-fel szaladgálás, a telefonálgatás stb. és higgyétek el, nem azon az összesen 20-25 percen fog múlni a napi munkád, amit azzal töltesz, hogy megnyitod a felületet, megnézed, illetve felírod a napi feladataidat és óránként, rákattintasz a böngészőben, hogy csekkold változott-e valami. Nem beszélve arról, hogy erről még e-mail értesítőt is kapsz.
Így lehetsz produktív! Magánakcióban már kevésbé, mert ez is egy csapatmunka.
Az általatok ajánlott task menedzserek